e-Serbest Meslek Makbuzu düzenlemek sürecin yalnızca ilk yarısıdır. Elektronik belge düzenleyen mükelleflerin, düzenledikleri belgeleri Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) rapor hâlinde bildirme yükümlülüğü de vardır. Bu bildirim, uygulamada e-Arşiv raporu olarak anılır.

e-Arşiv Raporu Nedir?

e-Arşiv raporu; belirli bir dönemde düzenlenen elektronik belgelerin özet bilgilerini, GİB’in belirlediği format ve standartta İdare’ye ileten elektronik bir bildirimdir. Amaç, elektronik ortamda düzenlenen belgelerin İdare tarafından izlenebilmesidir.

Raporda Hangi Bilgiler Yer Alır?

  • Belge numarası, düzenlenme tarihi ve belge türü
  • Düzenleyen mükellefin kimlik ve vergi bilgileri
  • Hizmeti alan tarafın kimlik/unvan bilgileri
  • Brüt tutar, gelir vergisi tevkifatı (stopaj), net ücret ve KDV tutarları
  • Belgenin iptal edilip edilmediği bilgisi

Raporda belgenin kendisi değil, özet verileri yer alır. Belgenin aslı sizin arşivinizde saklanmaya devam eder.

Raporu Kim Gönderir?

Bu, seçtiğiniz kullanım yöntemine bağlıdır:

  • Özel entegratör üzerinden çalışıyorsanız: Rapor, hizmet sağlayıcınız tarafından sizin adınıza otomatik hazırlanır ve iletilir. Sizin ayrıca bir işlem yapmanız gerekmez.
  • GİB Portal üzerinden çalışıyorsanız: Belgeler doğrudan İdare’nin sisteminde oluşturulduğu için ayrıca raporlama beklenmez.
  • Doğrudan entegrasyon yapıyorsanız: Raporun hazırlanması ve gönderilmesi tamamen sizin bilgi işlem altyapınızın sorumluluğundadır.

Rapor Gönderilmezse Ne Olur?

Raporlama yükümlülüğünün yerine getirilmemesi, Vergi Usul Kanunu kapsamında özel usulsüzlük cezası riski doğurur. Ayrıca eksik raporlama, ileride yapılacak incelemelerde kayıt uyumsuzluğu olarak karşınıza çıkabilir. Bu nedenle raporların gönderim durumunu takip edebildiğiniz bir çözüm kullanmak önemlidir.

e-SMM’de Raporlama Nasıl İşler?

e-SMM özel entegratör mantığıyla çalışır: düzenlediğiniz her makbuz otomatik olarak rapora işlenir, rapor yasal periyodunda GİB’e iletilir ve gönderim durumu (gönderildi / beklemede / hata) panelinizden görüntülenir. Bir kayıt iletilmezse uyarı alırsınız; kör noktada kalmazsınız.

Sık Sorulan Sorular

Raporlanan bir belgeyi iptal edebilir miyim?

Evet. İptal bilgisi de raporlamaya yansır. İptal ve düzeltme usulü için ilgili yazımıza göz atabilirsiniz.

Rapor gönderildiğinde bana bildirim gelir mi?

e-SMM’de raporun durumu panelde görünür; hata durumunda e-posta ile bilgilendirme yapılır.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mali müşavirlik hizmeti yerine geçmez. Güncel usul, süre ve oranlar için GİB duyurularını ve mali müşavirinizi esas alın.